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「会費ペイ」で事務作業を軽減、本来の業務に注力する

2019.11.25 月 トピックス[Sponsored] トレンドサービス 新商品・サービス

入会申込や決済をwebシステムに移行しているフィットネスジムが増えているが、コストや運用への不安からまだ手入力で管理している小規模ジムも多いのではないだろうか。株式会社メタップスペイメントが運営する「会費ペイ」は会員数100 〜500名程度のジムを中心に導入が広がり、サービス開始1年半ですでに200以上のジムで利用されている。その理由はどこにあるのだろうか。

【お話を訊いた方】
株式会社メタップスペイメント 加納大資氏

ペーパーレス& キャッシュレスで事務作業を限りなくゼロに

「申込書や顧客情報を紙やエクセルで管理している」「会費の集金に手間がかかる」「お客さまからカード決済の要望がある」「未収金を電話やメールで催促している」といった課題を抱えるジムもまだまだ多いのではないだろうか。申込情報、会員情報、請求情報をすべて一つのシステムで管理し、運営に関する事務を自動化することで、スタッフを事務作業から解放し、マーケティングや指導方法の検討、接客など本来の業務に集中する環境づくりを支援しているのが会費ペイだ。

では、具体的にどのような事務作業を自動化できるのか。
「入会申込、支払方法登録・会員管理DBへの情報入力、毎月の集金、未収金の催促の5つを自動化できます。ジム運営の根幹となる事務業務は基本的にすべて自動化が可能です」(加納氏)

お客さまはご自身のスマホ・PCから入会申込フォームにアクセスし、24時間いつでもどこでも入会申込することができ、スタッフは申込書を受け取ったり、保管・管理したりする必要がなくなる。入会月の月謝の日割り計算も自動で行われ、初期費用はカード決済だけでなくコンビニ決済も利用可能である。入会申込フォーム上でカードおよび口座の登録が完結できるので、振替依頼書やカードリーダーを扱う必要はない。毎月の請求は所定のタイミングで自動決済、結果が管理画面に自動反映されると同時にお客さまにも決済完了メールが届く。決済が失敗した場合は催促メールを自動送信する必要もなくなる。また、これらの入会申込情報・請求情報・決済情報はすべて自動的に管理画面に反映されるため、スタッフがデータを入力したり、CSVを取り込んだりする必要もない。

初期費用・月額費用0円 既存会員も簡単に移行可能

会費ペイは導入にあたって初期費用が一切かからない。会費ペイを利用した請求1件あたり3.5%のシステム利用料1と、会員負担100円のシステム利用料2のみで利用が可能だ。最短で1週間で利用開始が可能で、このコスト感とスピード感は出店計画からオープンまでスピーディーに進めたいジムには大きなメリットになるだろう。

個人情報のセキュリティについてはPCIDSSという世界的なセキュリティ基準を満たしており、また、すでに数百のジムでの導入・安定運用を支援してきた実績がある。セキュリティや運用に不安を感じてシステムを導入していないジムにこそ、会費ペイは最適だといえるだろう。既存会員の情報をCSVで取込み、支払方法登録案内メールを自動送信することも可能で、既存会員を抱えるジムが現行の事務作業に限界を感じ、導入を決める事例も増えている。

入退室管理システムや会計ソフトと連携

会費ペイは入退室管理システム「akerun」や会計ソフト「会計freee」などとの連携を行っており、入退室管理や会計処理まで自動化を実現している。例えば、akerunとの自動連携により、お客さまが入会すると扉を開けるための鍵アプリのID・PWがメールで自動送信され、お客さまはその日から入退室が可能になる。未収金が発生した場合、自動で鍵の権利を取り消す機能まですでに実装し、自動化を実現している。

「少子高齢化・人手不足によりスタッフさんを雇うのも一苦労な時代だと思います。事務作業を少しでも自動化して、スタッフさんは運動指導や接客、マーケティングなどの業務に注力していただけたら嬉しいです」

加納氏がこう話すように、本来すべき業務に注力することで、お客さまによりよいフィットネスライフを提供できるのではないだろうか。

<導入クラブの声>
Bestfit24

当社は24 時間営業のジムを運営しています。会費ペイ導入前は紙の口座振替を利用しており、印鑑相違や内容不備で登録完了まで2 〜3 ヶ月かかることも多々ありました。登録完了までは現金で月謝を授受していたため、会員さまにもスタッフにも負担がかかっていました。

会費ペイを導入してからはweb 上で即時に口座登録が完結するため、従来の負担を全て解消でき、ジムの運営業務により注力できるようになりました。そのほかにも、請求データの自動生成、未収金の自動催促などかゆいところに手が届く機能が多く、助かっています。

また、機能面や運用面でわからない点があった際の問い合わせにも丁寧に対応いただけて、社内でも会費ペイの評判はとてもよいです。